Katere dokumente potrebujem, ko zaposlujem?

V postopku izbire ste izbrali novega sodelavca in niste prepričani, katere obvezne dokumente potrebujete, da delavca zaposlite skladno z zakonodajo.

Ne glede na to, ali kot delodajalec zaposlujete 1 novega sodelavca ali 20 novih sodelavcev za vsakega sodelavca obvezno potrebujete naslednje dokumente:

1. Obrazec z osebnimi podatki zaposlenega. Delodajalci so upravljavci zbirk osebnih podatkov, saj na različne načine obdelujejo (npr. zbirajo, vpisujejo, spreminjajo, vpogledujejo, hranijo, posredujejo, uničujejo) osebne podatke delavcev in tudi drugih posameznikov (npr. družinskih članov delavcev). Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če imajo delodajalci zanjo ustrezno pravno podlago. Delodajalec mora za vsak podatek, ki ga zahteva od delavca, izkazati, da njegovo obdelavo določa zakon ali da ga potrebuje za izvrševanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Zato smo za delodajalce pripravili "Obrazec z osebnimi podatki zaposlenega", ki delodajalcem omogoči, da s strani bodočega zaposlenega pravočasno pridobijo vse osebne podatke ter dokumentacijo, ki jo potrebujejo ob zaposlitvi novega sodelavca. Ta je pripravljen skladno z zakonodajo ter hkrati zagotavlja, da obdelujete le tiste osebne podatke zaposlenih za katere imate kot delodajalec ustrezne pravne podlage. Obrazec vključuje tudi »Informacije o varstvu osebnih podatkov zaposlenih«., skladno s 13. oz. 14. členom EU Splošne uredbe o varstvu podatkov (zakonska obveza delodajalca).

2. Pogodba o zaposlitvi. Pogodba o zaposlitvi je pogodba, s katero se sklene delovno razmerje med delavcem in delodajalcem. ZDR-1 določa, da mora biti pogodba o zaposlitvi sklenjena v pisni obliki. Pogodba o zaposlitvi  je veljavno sklenjena tudi v primeru, če je le ustno dogovorjena  in ni bila podpisana pisna pogodba, vendar pa je delodajalec dolžan zagotoviti pisno obliko pogodbe. Z dnem nastopa dela, ki je dogovorjen v pogodbi, se začnejo uresničevati pravice in obveznosti iz delovnega razmerja ter vključitev v socialno zavarovanje.

3. Potrdilo delavca o prejemu pisnega predloga pogodbe o zaposlitvi. Delodajalec mora delavcu izročiti pisni predlog pogodbe o zaposlitvi praviloma 3 dni pred predvideno sklenitvijo, pisno pogodbo o zaposlitvi pa ob njeni sklenitvi (17.člen ZDR-1). Delodajalec mora dokazati, da je delavcu tudi dejansko izročil pisni predlog pogodbe o zaposlitvi. Zato priporočamo, da se predlog pogodbe kandidatu izroča dokazljivo in sicer z obrazcem "Potrdilo delavca o prejemu predloga pogodbe o zaposlitvi"  oziroma, da se ugotovitev, da je delavec prejel predlog pogodbe o zaposlitvi najmanj 3 dni pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi, vpiše v samo pogodbo o zaposlitvi. 

4. Obvestilo o odmeri letnega dopusta. Delodajalec je dolžan delavca pisno obvestiti o odmeri letnega dopusta in sicer do 31.3 za tekoče koledarsko leto (160.člen ZDR-1). V kolikor delodajalec sklene pogodbo o zaposlitvi po 31.3. oz. kadarkoli med koledarskim letom, je prav, da delavca o trajanju sorazmernega letnega dopusta v prvem koledarskem letu zaposlitve obvesti ob sklenitvi delovnega razmerja. Delodajalec mora imeti dokazilo o tem, da je delavcu v predpisanem roku delavcu vročil "Obvestilo o odmeri letnega dopusta".

5. Izjava delavca - glavni/drugi delodajalec. Delodajalec je dolžan kot plačnik davka dolžan pozvati delavca (zavezanca) k opredelitvi statusa, ali je njegov glavni delodajalec ali ne. Delavec (zavezanec) je dolžan obveščati delodajalca o spremembi tega statusa (127.člen ZDoh-2).

Dodatno priporočamo še naslednje dokumente:

1. Obvestilo o prijavi v obvezna socialna zavarovanja. Delodajalec je dolžan delavca prijaviti v obvezno pokojninsko, invalidsko in zdravstveno zavarovanje ter zavarovanje za primer brezposelnosti v skladu s posebnimi predpisi in mu v 15 dneh od nastopa dela izročiti fotokopijo prijave. Inšpektor od delodajalca pogosto zahteva predložitev dokazila o izročitvi kopije prijave ter tudi dokazilo o datumu izročitve. Zato je priporočljivo, da delodajalec ob izročitvi fotokopije delavcu da v podpis "Obvestilo o prijavi v obvezna socialna zavarovanja". 

2. Izjava delavca o seznanjenosti z internimi akti. Delodajalec je vsakega delavca dolžan seznaniti s sprejetimi internimi akti ter kje in kdaj so ti dostopni. Zaradi morebitnega dokazovanja delovnem inšpektoratu ali na delovnem sodišču priporočamo, da delavec podpiše "Izjavo o seznanjenosti z internimi akti" oziroma, da se interni akti navedejo v pogodbi o zaposlitvi.